Wiadomości będą wysyłane raz w tygodniu, na koniec tygodnia. Adresy e-mail będą wykorzystywanie jedynie do mailingów w ramach Strefy Wolnej Prasy. Nie będą przedmiotem sprzedaży innym podmiotom.

Jesteś tutaj:
Home > Finanse > JAK PRAWIDŁOWO KORZYSTAĆ Z E-FAKTUR?

JAK PRAWIDŁOWO KORZYSTAĆ Z E-FAKTUR?

Korzystanie z faktur elektronicznych niesie ze sobą szereg korzyści. Jak zacząć korzystać z e-faktur zgodnie z przepisami?

Z faktur elektronicznych polscy przedsiębiorcy mogą korzystać już od lat. Po serii zmian w przepisach e-faktura jest obecnie jeszcze łatwiej dostępna dla każdej zainteresowanej nią firmy.

O czym warto pamiętać przy fakturowaniu elektronicznym?

Czym jest e-faktura?

Pod pojęciem takim jak e-faktura, czyli faktura elektroniczna znajduje się dokument elektroniczny mający cechy faktury. Dzięki niej możliwe jest rozliczanie podatku tak samo, jak ze zwykłą fakturą papierową.

W postaci elektronicznej można wystawiać:

  • faktury VAT,
  • duplikaty faktur,
  • faktury korygujące.

Faktury elektroniczne niosą ze sobą szereg różnych korzyści dla przedsiębiorców – zarówno dla dużych firm, jak również dla osób samodzielnie prowadzących małą działalność.

Zalety wynikające ze stosowania faktur elektronicznych:

  • niższe koszty – eliminuje się koszty wydruku, pakowania, przesyłki, a także archiwizacji faktur w formie papierowej,
  • oszczędność czasu – obsługa faktur elektronicznych jest mniej czasochłonna niż faktur w papierowych,
  • terminowe wysyłki faktur – e-faktura może być niemalże od razu dostarczona do odbiorcy, na przykład przez systemy EDI – elektronicznej wymiany danych,
  • łatwiejsza archiwizacja – faktury elektroniczne nie wymagają tworzenia fizycznych archiwów, a także są łatwiejsze w kategoryzacji i wyszukiwaniu,
  • poprawa bezpieczeństwa – faktura elektroniczna jest lepiej chroniona przed uszkodzeniem czy zagubieniem niż jej papierowy odpowiednik,
  • ochrona środowiska – dzięki przejściu na dokumenty elektroniczne firma staje się bardziej ekologiczna, co kształtuje również jej wizerunek.

Jakie wymagania muszą spełniać faktury elektroniczne?

Chociaż e-faktura jest elektronicznym odpowiednikiem faktury papierowej i musi zawierać takie same informacje, to jednak należy pamiętać także o tym, że powinna ona spełnić dodatkowe wymogi zgodnie z obowiązującymi przepisami. Tylko wtedy będzie mogła stać się podstawą do rozliczenia podatku.

Zgodnie z przepisami e-faktura powinna spełnić następujące wymogi:

  • wymóg integralności treści, autentyczności pochodzenia i czytelności,
  • właściwe oznakowanie oznaczenie w celu łatwego odnalezienia w archiwum,
  • archiwizacja pozwalająca na bezzwłoczny dostęp przez organy podatkowe i kontroli skarbowej.

Warto przy tym wskazać, że e-faktura nie musi być opatrywana podpisami elektronicznymi sprzedającego i kupującego. Aby zapewnić odpowiednią autentyczność faktury elektronicznej, można zastosować wspomniane już systemy walidacji EDI – elektronicznej wymiany danych.

W przepisach nie znalazła się też informacja dotycząca formatu faktury elektronicznej. Aktualnie najczęściej wykorzystuje się dwa formaty, a mianowicie PDF i XML. Format XML pozwala na pełniejsze wykorzystanie zalet wynikających ze stosowania e-faktur.

Aby wysłać fakturę elektroniczną do odbiorcy, trzeba też uzyskać od niego zgodę na taką formę dokumentu. Może mieć ona postać zgody we wiadomości e-mail.

Jak archiwizować faktury elektroniczne?

Faktury elektroniczne muszą być również odpowiednio przechowywane – przepisy wskazują, że konieczne jest właściwe oznaczenie faktury oraz jej sklasyfikowanie w archiwum. Także powinna być ona łatwo dostępna w razie kontroli.

Oczywiście, nie ma potrzeby tworzenia archiwów fizycznych, dlatego można oszczędzić dużo przestrzeni, a przy tym poprawić bezpieczeństwo dokumentów, które nie są wtedy w tak wysokim stopniu narażone na utratę w wyniku uszkodzenia, kradzieży.

Przedsiębiorcy mają do wyboru kilka form archiwizacji faktur, a mianowicie:

  • dyski twarde komputerów i zapasowe dyski twarde,
  • nośniki takie jak płyty CD, DVD, pendrive,
  • dyski w chmurze, czyli zewnętrzne serwery.

Aktualnie najbezpieczniejszym i także najwygodniejszym sposobem przechowywania e-faktur są dyski w chmurze. Wówczas przedsiębiorca może uzyskać dostęp do dokumentów z dowolnego komputera po zalogowaniu się na swoje konto. Nawet jeśli komputer firmowy ulegnie awarii, nie oznacza to utraty faktur. Ponadto jest to też usługa wspierana przez EDI.

Zatem e-faktura to dobry wybór dla każdej firmy – z nią można nie tylko oszczędzać czas i pieniądze, ale również korzystać z wielu innych zalet wynikających z e-fakturowania.

Publikacja za zgodą Redakcji: FAKTY Magazyn Gospodarczy

Podobne

Leave a Reply

26 odpowiedzi na “JAK PRAWIDŁOWO KORZYSTAĆ Z E-FAKTUR?”

  1. First off I would like to say wonderful blog!

    I had a quick question in which I’d like to ask if you do not mind.
    I was interested to find out how you center yourself and clear your thoughts
    before writing. I’ve had a tough time clearing my
    thoughts in getting my thoughts out. I truly do take pleasure in writing but
    it just seems like the first 10 to 15 minutes tend to be wasted just
    trying to figure out how to begin. Any ideas or hints? Many thanks!

  2. Heya! I just wanted to ask if you ever have
    any problems with hackers? My last blog (wordpress) was hacked and I ended up losing
    several weeks of hard work due to no back up. Do you have
    any solutions to protect against hackers?

  3. I just want to tell you that I’m all new to weblog and truly savored your blog site. More than likely I’m likely to bookmark your blog post . You definitely have incredible articles and reviews. Thanks a bunch for sharing your blog.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

W górę