Przepisy prawa nakładają na każdą dorosłą osobę obowiązek rozliczenia się każdego roku z uzyskanych przychodów. Z tego powodu prowadząc działalność gospodarczą należy posiadać odpowiednie urządzenie fiskalne.

Odpowiednią kasę fiskalną należy dobrać przede wszystkim pod kątem prowadzonej działalności. Każda z działalności powinna zaopatrzyć się we właściwy rodzaj kas fiskalnych. Inne urządzenie fiskalne będzie potrzebne do takich działalności jak:

• jednoosobowa działalność usługowa lub produkcyjna,
• sprzedaż mobilna (obwoźna),
• działalność lekarza,
• działalność prawnika,
• mały sklepik (bazar, butik),
• sprzedaż internetowa sklep z dużym asortymentem,
• apteka,
• hurtownia,
• duży sklep (kilka stanowisk),
• market,
• hipermarket.

Przede wszystkim parametry kasy rejestrującej muszą być dopasowane do potrzeb konkretnej firmy. To właśnie z tego urządzenia fiskalnego przedsiębiorca będzie korzystał każdego dnia. Wpływ na wybór odpowiedniej kasy zależy o rodzaju prowadzonej działalności oraz ilości sprzedawanych produktów. Najczęściej sprzedaż dotyczy produktów i dotyczy handlu stacjonarnego. Natomiast inny charakter mają już usługi świadczone przez:

• prawników,
• lekarzy czy
• kosmetyczek.

W przypadku działalności stacjonarnej urządzenie fiskalne znajduje się zazwyczaj w jednym miejscu, gdzie jest dostęp do gniazdka z prądem i z tego powodu taka działalność ma wybór spośród wielu kas fiskalnych dostępnych na rynku. Tymczasem osoby świadczące usługi np. w miejscu zamieszkania klienta mogą dokonać zakupu kasy fiskalnej mobilnej. Dodatkowym elementem, który należy wziąć pod uwagę to rodzaj paragonu. paragon może być papierowy lub w postaci e-paragonu. Jest to ważne, gdyż przedsiębiorca jest zobowiązany do przechowywania kopii paragonu przez okres 5 lat. Kasy fiskalne różnią się także rodzajem klawiatury. Klawiatury te mogą być:

• membranowe (specjalna folia pokrywa czułe na nacisk przyciski, dzięki czemu jest odporna na zabrudzenia, okruchy czy nawet zachlapanie),
• modułowe (opisane sitodrukiem lub pokryte przeźroczystymi nakładkami),
• dotykowe (technologia wzorowana na popularnych smartfonach czy tabletach).

Istotne są także takie czynniki jak inne urządzenia peryferyjne(jak np. czytnik kodów kreskowych czy waga lub szuflada kasowa), które warto później połączyć. Ważne są także plany(np. zakładające stworzenie sieci stanowisk), które powinny uwzględniać stworzenie sieci, ale wtedy należy się upewnić, że kasa posiada złącza do współdziałania z komputerem.

Kasy fiskalne są także rozróżniane z uwagi na umowny podział na:

• proste,
• średniego segmentu i
• systemowe.

Póki co podstawowym kryterium wyboru urządzenia fiskalnego jest jego integracja z takimi elementami systemu sprzedaży jak np. system księgowy lub magazynowy. Dodatkowo warto wziąć pod uwagę takie czynniki jak:

• wygoda,
• cena,
• poręczność,
• wytrzymałość,
• standard kasy,
• przydatność,

a także bardziej fizyczne cechy urządzenia fiskalnego jak:

• rozmiar,
• wytrzymałość,
• wielkość wyświetlacza,
• szybkość drukowania,
• długość taśmy,
• ilość klawiszy funkcyjnych,
• dostępność i wielkość bazy PLU,
• współpraca z innymi urządzeniami,
• waga.

Wybór kasy w każdej kategorii zmusza nas także do decyzji co do takich elementów jak:

• gabaryty, rozmiar wyświetlacza, klawisze,
• długość taśmy, szybkość drukowania czy żywotność baterii.

Oczywiście rynek kas fiskalnych nie ułatwia zadania i prezentuje bogaty wybór urządzeń fiskalnych od tych najbardziej prostych urządzeń za cenę 600 zł do najbardziej nowoczesnych rozwiązań kosztujących około 2700 zł brutto. Zanim podejmiemy decyzję co do zakupu warto przeanalizować rodzaj prowadzonej działalności, ilość wystawianych paragonów fiskalnych, rozmiar dostępnego asortymentu produktów czy usług, ilość osób, które będą miały nad tym pieczę. Oczywiście warto dopłacić więcej za urządzenie, które posłuży nam nawet w przypadku intensywnego rozwoju działalności w najbliższym czasie.

Warto wiedzieć, że przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania kas fiskalnych na podmioty prowadzące działalność, gdy:

• przekroczą obrót 20 tysięcy złotych neto na rok(w przypadku nowych firm),
• przekroczą 40 tysięcy złotych netto na rok(gdy prowadzą działalność dłużej niż rok).

Artykuł powstał we współpracy z firmą IT CENTER.